Tietosuoja NST - Tietosuojaseloste

NST Lappeenranta Ry:N jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 1.5.2018

  1. Rekisterinpitäjä

NST-Lappeenranta Ry
Kaukaankatu 23
53200 Lappeenranta

Y-tunnus: 1065051-7

  1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Hallituksen jäsenet

Mika Tuutti 040 515 4632

Ville Kuusela 040 5050 707

  1. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta NST Lappeenranta ry:n  (jäljemäpänä seura) oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • jäsenasioiden hoito, kuten laskutus, tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta NST Lappeenranta ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai NST Lappeenranta ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on seuran yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, laskutus, kehittäminen ja tilastointi.

  1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
    • Alaikäisen jäsenen osalta seura voi edellyttää myös mahdollisten kaikkien vanhempien jäsenyyttä seurassa ja siten jäsentietoja.
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva / joukkuekuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot jotka välttämättömiä em. asioiden hoitamiseen

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa seuralle.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Netvisor / Visma Solutions Oy sekä Nimenhuuto.com) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Seura käyttää myös Googlen palveluita (Google Forms / Sheets) joissa ylläpitää ja kerää erilaisia ilmoittautumisia ja jäsentietoja täydennys ja muutosvaiheessa.

Palveluiden yksityisyydensuojatiedot:

https://cloud.google.com/security/gdpr/

https://support.nimenhuuto.com/i267-nimenhuuto-ja-gdpr-eu-n-tietosuoja-asetus

https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/etusivu/

  1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään yhden kokonaisen toimintakauden yli sen jälkeen, kun jäsen ei ole ollut seuran toiminnassa mukana. Näin mahdollinen jäsentietohistoria, jota voi hyödyntää esimerkiksi yhden tai puolikkaan taukokauden jälkeen, ei katoa.

Jäsenen erotessa toiminnasta jäsentiedot poistetaan seuraavassa toimintakausien vaiheessa. Mikäli seuralla on saatavia jäsentä kohtaan, jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin saatavat on saatu perittyä.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu. Jos kyse on toimihenkilöstä, joka saa palkkaa, säilytetään henkilötietoja työnantajalle määrättyjen velvollisuuksien mukaisesti.
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu.
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

Jäsenen erotessa toiminnasta jäsentiedot poistetaan seuraavassa toimintakausien vaiheessa. Mikäli seuralla on saatavia jäsentä kohtaan, jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin saatavat on saatu perittyä.

Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

  1. Muuta

Netvisor on seuran käyttämä virallinen jäsentietopalvelu ja toiminnanohjausjärjestelmä.

Seuralla on muita verkkopalveluita, muun muassa sosiaalisen median palveluissa, jotka eivät ole tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilörekistereitä. Myöskään muut ryhmien tai jäsenten itsenäisesti käyttämät palvelut tai ryhmät eivät muodosta tällaisia seuran toimintaan liittyviä henkilörekistereitä.

Kilpailutoiminnassa vaaditaan lisenssejä, joihin liittyvistä rekistereistä vastaa Suomen Salibandyliitto ry.

Lisenssijärjestelmän tietosuoja:

https://www.suomisport.fi/